Loading...

Benutzerreferenz: MiniClass

Die MiniClass sind 7 kurze Emails, die Dir zeigen, wie Du Mail Archiver benutzen kannst. Du kannst die Emails erhalten, wenn Du Mail Archiver herunterlädst. Oder Du liest alle Emails hier in einem Stück

Mail Archiver MiniKurs Tag 1

Willkommen zum ersten Teil der Mail Archiver-Miniklasse.

Was ist der Unterschied zwischen einem Backup und einem Archiv?

Wenn Du ein Backup erstellst, werden die Daten normalerweise 1:1 in das Backup kopiert. Das heißt, wenn Du die Originaldaten löschst, werden die Daten auch aus dem Backup gelöscht. Im Gegensatz dazu bedeutet ein Archiv, dass Daten, die Du aus dem Original löschst, NICHT aus dem Archiv entfernt werden. Das bedeutet auch, dass Du ein Backup für Dein Archiv benötigst. Du brauchst immer mehrere Kopien Deiner Daten.

Mail Archiver kann sowohl als Archiv als auch als Backup verwendet werden.

Mail Archiver als Backup

Mail Archiver als Backup Mail Archiver als Backup

Mail Archiver als Archiv

Du fügst Emails zu einem Mail Archiver-Archiv hinzu und löschst die Emails aus Deinen Konten oder Email-Programmen - alle Emails oder nur einige davon. Du hast nicht mehr alle Originaldaten, sondern nur noch die Kopie in Mail Archiver. Daher mußt Du ein Backup Deiner Mail Archiver-Datenbanken erstellen.

Mail Archiver als Archiv Mail Archiver als Archiv

Zur Unterscheidung der Verwendung von Mail Archiver als Archiv oder als Backup gibt es nur eine Option namens "In den Papierkorb verschieben", die Du selbst aktivieren mußt. Wenn die Option aktiviert ist, werden Emails, die sich im Archiv befinden, nach der Archivierung in den Papierkorb des Email-Programms oder IMAP-Kontos verschoben. Wir werden uns später ansehen, wo sich die Option befindet.

Mail Archiver löscht niemals von sich aus Emails aus dem Archiv.

Du solltest "In den Papierkorb verschieben" verwenden, wenn Dein Email-Programm langsam ist oder Deine Imap-Konten voll sind. Wenn Du Gmail benutzt und eine Kopie aller Deiner Gmail-Emails haben willst, dann benutze Mail Archiver als Backup.

Das war's für heute. Morgen werden wir einen Blick auf die möglichen Datenformate werfen, die in Mail Archiver verfügbar sind.

Mail Archiver MiniClass Tag 2

Gestern haben wir einen Blick darauf geworfen, wie die grundlegende Verwendung von Mail Archiver definiert werden kann. Heute werden wir uns mit der Benutzeroberfläche beschäftigen. Genauer gesagt, mit dem Setup.

Wie willst Du Deine Emails aufbewahren?

Klicke in der Symbolleiste auf Setup. Du solltest Dich im Bereich Pläne befinden. Klicke auf die Plus-Schaltfläche, um einen Plan hinzuzufügen. Öffne den Bereich Datenformat.

Datenformat

Im Datenformat hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Interne Datenbank
  • Filemaker
  • PDF

Wenn Du nicht weißt, welches Datenformat Du benötigst, verwende die Interne Datenbank, da Du Deine Daten jederzeit exportieren kannst. Die Interne Datenbank verfügt über einen ausgefeilten Viewer für die Emails. Du kannst eine Suche durchführen, Anhänge anzeigen, Emails löschen, Deine Mailboxen reorganisieren und vieles mehr.

Wenn Deine Emails exportiert wurden, ist es nicht möglich, in ein anderes Format zu wechseln. Emails in der Internen Datenbank können immer in die oben genannten Formate exportiert werden.

Die Alternativen zur "Internen Datenbank" sind:

Filemaker

Filemaker

Wenn Du eine Filemaker-Lizenz hast, kannst Du Filemaker verwenden. Die Filemaker-Datei ist eine sehr einfache Datei, die geändert werden kann.

PDF

PDF

PDF ist ein plattformunabhängiges Dateiformat von Adobe. Du kannst die PDFs Deiner Emails für Deinen Anwalt verwenden. Oder Du kannst die PDFs in iCloud oder einem Dokumentenmanagementsystem ablegen.

Jedes Datenformat hat seine eigenen Optionen wie der Speicherort des Archivs für Filemaker, die interne Datenbank und PDF. Bei Filemaker und PDF kannst Du der App mitteilen, ob die Anhänge archivieren werden sollen oder nicht. PDF hat einige Optionen für den Dateinamen. Diese Optionen sind im Rest des Handbuchs nachzulesen.

Das war's für heute. Morgen werden wir uns mit der Archivierung von Email-Programmen und IMAP-Konten beschäftigen.

Mail Archiver MiniClass Tag 3

In Email 1 haben wir uns den Unterschied zwischen Archiv und Backup angeschaut. In Email 2 ging es um die Frage, wo Du Deine Emails am Ende aufbewahren willst. Heute schauen wir uns an, was man archivieren kann.

Email-Client oder IMAP-Konto?

Mail Archiver ermöglicht Dir die Archivierung von Email-Clients oder IMAP-Konten. Was ist besser?

Beide haben Vor- und Nachteile.

Email-Client:

  • Die Emails befinden sich bereits auf Ihrem Computer. Du mußt nicht alle Daten erneut herunterladen.
  • Bei der Archivierung muss Mail Archiver mit Deinem Email-Programm kommunizieren, um die Emails herauszuholen. Dies kann dazu führen, dass das Email-Programm ausgelastet und langsamer als normal erscheint.
  • Es gibt keine magische Methode, um zu sehen, ob neue Emails vorhanden sind.

Imap-Konto:

  • Du mußt die Konten eines nach dem anderen zu Mail Archiver hinzufügen.
  • Du mußt alle Emails erneut herunterladen.
  • Neu archivieren geht viel schneller.

Welche Methode solltest Du also verwenden?

Mail Archiver unterstützt nur Email-Programme direkt, die AppleScript-Unterstützung haben (Mail, Outlook) oder eine einfache mbox-Struktur (Thunderbird, Postbox). Bei den beiden letztgenannten wird das Verschieben in den Papierkorb nicht unterstützt.

Wenn Du einen anderes Email-Programm verwendst - alle neueren - dann mußt Du sowieso IMAP verwenden.

Wenn Du eine langsame Internetverbindung oder eine Beschränkung beim Herunterladen hast, ist die Archivierung über das Email-Programm die bessere Option.

Wenn Du Dutzende von IMAP-Konten hast (nein, das ist keine Übertreibung), dann möchtest Du diese vielleicht nicht alle auf einmal in Mail Archiver neu anlegen.

Natürlich kannst Du die Archivierung von verschiedenen Email-Programmen und IMAP-Konten gleichzeitig durchführen. Du kannst archivieren, was im Email-Programm vorhanden ist und dann mit IMAP weiter archivieren.

Das war's für heute. Morgen werden wir uns das Setup ansehen und ein Email-Programm auswählen, ein IMAP-Konto anlegen und Postfächer auswählen.

Mail Archiver MiniClass Tag 4

Wir haben uns den Unterschied zwischen Archiv und Backup angeschaut. Dann hatten wir einen Überblick über die verschiedenen Formate in Mail Archiver. Es folgten die Vor- und Nachteile der Archivierung von Email-Clients oder IMAP-Konten. Heute werden wir schließlich einige Mailboxen für die Archivierung auswählen.

Email-Programme UND Imap-Konten

Mail Archiver ermöglicht Dir die gleichzeitige Archivierung von allen Email-Programme und allen IMAP-Konten, die in Mail Archiver enthalten sind. Denke daran, daß Du mindestens einen Plan benötigst, um ein Email-Programme oder ein IMAP-Konto hinzufügen zu können.

IMAP-Konten

Wenn Du ein IMAP-Konto archivieren willst, gehe im Setup in den Bereich Konto. Klicke auf das Pluszeichen, um ein neues Konto hinzuzufügen. Gib Deine Email-Adresse, das Passwort und die Authentifizierung ein. Mail Archiver wird nun versuchen, die IMAP-Einstellungen herauszufinden. Wenn Mail Archiver das nicht kann, wähle eine Vorlage wie Gmail oder iCloud. Nachdem Du auf Weiter geklickt hast, kannst Du den Benutzernamen, den Servernamen, das Kennwort und die Authentifizierung überprüfen.

Imap Konto anlegen

In den FAQs findest Du mehrere Artikel darüber, wie Du diese Informationen für Dein Konto finden kannst. Behalte die Authentifizierungsmethode Passwort bei. Für Gmail mußt Du die Gmail-Authentifizierung verwenden. Sowohl für Gmail als auch für iCloud mußt Du ein anwendungsspezifisches Passwort verwenden. Auch hier findest Du in den FAQ Informationen zur Einrichtung dieser Passwörter. Klicke auf die Schaltfläche Prüfen, um zu sehen, ob alles funktioniert. Gehe zurück zu den Plänen.

Pläne -> Email Info

Ein Plan ermöglicht es Dir, häufig verwendete Vorlagen für Kombinationen der unten aufgeführten Teilbereiche zur späteren Verwendung zu speichern. Du mußt mindestens einen Plan haben, aber Du kannst auch mehrere Pläne verwenden.

Gehe zurück zum Bereich "Pläne" und öffne den Bereich "Email Info". Klicke auf die Plus-Schaltfläche im Bereich Email Info. Du siehst nun eine Liste der Email-Programme und der IMAP-Konten:

Email Programme oder IMAP Konten zum Plan hinzufügen

Wähle entweder ein Email-Programm oder ein IMAP-Konto und klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen. Deine Mailboxen werden nun geladen:

Laden der Mailboxen

Postfachauswahl

Nach der Auswahl der Email-Programmen und IMAP-Konten ist es an der Zeit, die Mailboxen auszuwählen. Ein Video verdeutlicht dies:

Mail Archiver MiniClass Tag 5

Wir haben das Format für die Archivierung, die Email-Programme und IMAP-Konten und deren Postfächer ausgewählt. Heute werden wir uns einige zusätzliche Optionen für die Archivierung ansehen. Öffne in Deinem Plan nun den Abschnitt Optionen.

"Archivieren im Bereich"

"Emails in einem Bereich archivieren" ist eine praktische Option, wenn Du nicht alle, sondern nur einige Deiner Emails in Mail Archiver archivieren willst. In der Email-Information konnten wir nach Mailboxen einschränken. Mit "Emails im Bereich archivieren" kannst Du dies für Datum und Alter Deiner Emails tun.

Nach Alter oder Datum archivieren

"Nach Datum" gibt Dir ein oder zwei Daten. Du kannst ein oberes Datum, ein unteres Datum oder einen Datumsbereich angeben. Nehmen wir an, es ist 2018 und Du möchtest alle Emails aus dem Jahr 2017 archivieren. Dann wähle das Von-Datum 01-Jan-2017 und das Bis-Datum 31-Dez-2017. Oder Du möchtest alle Emails archivieren, die älter als 01-Jan-2018 sind. Dann wähle nur das Älter als Datum 01-Jan-2018.

"Nach Tagen" funktioniert ähnlich. Aber hier ist der Bereich fließend und nicht fest. "Archiviere Emails älter als 365 Tage" archiviert alle Emails, die älter als ein Jahr sind, ohne dass Du jedes Mal das Datum ändern mußt:

Nach Alter archivieren

Löschen/Verschieben in den Papierkorb

Das Verschieben von Emails in den Papierkorb wurde bereits zu Beginn der Miniklasse als Unterschied zwischen Archivierung und Backup erwähnt.

Ähnlich wie bei der Archivierung kannst Du Emails in einem Datums- oder Tagesbereich in den Papierkorb verschieben oder löschen.

Löschen oder in den Papierkorb bewegen

Bei Email-Programmen werden die Emails nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb verschoben. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, kannst Du die Emails trotzdem wiederherstellen. Die ursprüngliche Mailbox kann jedoch nicht wiederhergestellt werden.

Auch wenn Dein Email-Programm so eingestellt ist, dass er Emails nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch löscht, können Deine Emails automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Löschen von Emails in Mail

Bei IMAP-Konten werden die Emails immer gelöscht.

Emails in den Papierkorb zu verschieben oder zu löschen ist nicht das, was Du tun möchstest, wenn Du mit Mail Archiver anfängst. Beginne statt dessen mit der Archivierung der Emails. Vergewissere Dich, daß sich alles im Archiv befindet, wie Du es erwartest. Aktiviere dann die Option "In den Papierkorb verschieben" und archiviere erneut. Die bereits archivierten Emails werden als Duplikat übersprungen, aber nach der Archivierung werden die Emails in den Papierkorb verschoben oder gelöscht.

Das war's für heute. Morgen werden wir uns ansehen, wie Du Deine Emails automatisch archivieren kannst.

Mail Archiver MiniClass Tag 6

Alles ist nun eingerichtet. Du hast Deine Mailboxen und die Optionen für die Archivierung ausgewählt. Du solltest mindestens einmal archiviert haben. Jetzt wollen wir sicherstellen, dass die Archivierung in regelmäßigen Abständen erfolgt, wie Deine TimeMachine-Backup.

Optionen für den Zeitplan

Öffne Setup -> Zeitplan und werfe einen Blick auf die verfügbaren Optionen:

Zeitplan

Das Wichtigste dabei ist der Zeitplan selbst. Du kannst täglich, wöchentlich, monatlich und vierteljährlich archivieren. Wähle dann eine Zeit aus. Die anderen verfügbaren Optionen sind nicht erforderlich.

Im obigen Screenshot würde ich täglich um 9:27 Uhr archivieren.

"Beenden wenn fertig" beendet die Anwendung nach der Archivierung.

Sende Dir eine Email mit dem Ergebnis der Archivierung mit "Email-Benachrichtigung". Du mußt eine Email eingeben, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn Du Deinen Computer über Nacht herunterfährst, verwende die letzte Option "Starte den verpaßten Zeitplan". Wenn Deine Archivierung auf 7:00 Uhr eingestellt war und Du Deine Computer um 8:00 Uhr startest, wird die Archivierung durchgeführt, auch wenn die Archivierungszeit verpasst wurde.

Das war's für heute. Morgen - in der letzten Email der Miniklasse - werden wir das gelernte zusammenfassen.

Mail Archiver MiniClass Tag 7

Heute ist der letzte Tag der MiniClass.

Was wir bis jetzt gemacht haben

In der ersten Email habe ich den Unterschied zwischen einem Backup und einem Archiv erklärt. Dann sind wir den Archivierungsprozess durchgegangen. Wir begannen ganz am Ende mit dem Format, in dem wir die Emails am Ende haben wollten.

Ich habe die Vor- und Nachteile der Archivierung entweder über den Email-Client oder ein IMAP-Konto erläutert.

Schließlich haben wir einige Mailboxen ausgewählt.

Ich habe einige Optionen erklärt, wie man die Archivierung nach Datum oder Tagesbereich einschränken kann.

Der Zeitplan wurde vorgestellt.

Spickzettel zur Verwendung von Mail Archiver

Wie Du Dein Email-Programm verwendest, kann sehr unterschiedlich sein. Viele Benutzer haben eine komplizierte Mailbox-Einrichtung (bis zu Hunderten). Manche lassen alles im Posteingang. Ich habe auch schon erlebt, dass der Papierkorb als eine Art allgemeiner Speicher verwendet wurde. Wie Du Dein Email-Programm benutzt, ist Dein Email-Workflow. Der Workflow für Mail Archiver muss zu Deinem Email-Workflow passen. Ich kann nur einige allgemeine Ratschläge geben, da Mail Archiver für alle Situationen geeignet sein muss.

Willst Du von einem Email-Programm oder einem IMAP-Konto aus archivieren?

Du kannst sowohl von einem Email-Programm als auch von einem IMAP-Konto aus archivieren. Am schnellsten geht die Archivierung von einem IMAP-Konto mit einem kurzen Tagesbereich. Der anfängliche Download kann jedoch länger dauern als bei der Archivierung über ein Email-Programm.

Welche Postfächer willst Du von welchem Email-Programm oder IMAP-Konto aus archivieren?

Du kannst alle Postfächer archivieren oder Postfächer auswählen/ausschließen.

Versuche, den Arbeitsablauf im Email-Programm zu vereinfachen. Je weniger Konten und Postfächer Du hast, desto besser. Welche Postfächer sind nicht mehr in Gebrauch? Überlege, ob Du diese vollständig in Mail Archiver übertragen willst.

Möchtest Du Emails in einem Datums- oder Tagesbereich archivieren?

Du kannst alle Emails archivieren. Alternativ kannst Du auch in einem festen ("Datum": 1-Jan-2021 bis 31-Dez-2021) oder gleitenden ("Tag": älter als 7 Tage) Bereich archivieren.

Möchtest Du Emails aus Deinem Email-Programm oder IMAP-Konto löschen?

Das Löschen von Emails oder das Verschieben in den Papierkorb ist optional. Wenn Du Emails im Email-Programm/IMAP-Konto löschst, bleiben sie in Mail Archiver erhalten.

Ohne das Löschen von Emails verwendest Du Mail Archiver als Backup. Wenn Du Emails löschst, verwendest Du Mail Archiver als Archiv. Denke immer daran, dass ein Archiv ein Backup benötigt.

Wie benötigst Du Deine Emails?

Du kannst in der internen Datenbank, im PDF-Format oder in Filemaker archivieren (wenn Du eine Lizenz habst). Du kannst Emails aus der internen Datenbank in PDF oder Filemaker exportieren.

Wie oft willst Du archivieren?

Für ein Backup solltest Du Mail Archiver so oft wie möglich verwenden. Wenn Du Mail Archiver als Archiv verwendest, möchtest Du das Programm vielleicht nur einmal im Quartal oder sogar nur einmal im Jahr verwenden. Oder einmal pro Projekt.

Wie viele Emails passen in ein Archiv?

Die Größe des Archivs spielt keine große Rolle, nur die Anzahl der Emails im Archiv ist wichtig. Das größte Archiv, das ich kenne, hat 1 Million Emails. Manche Benutzer mögen Jahresarchive. Wenn Du aber weniger als 100 000 Emails pro Jahr hast, würde ich ein einziges Archiv empfehlen.

Welche Pläne benötigst Du?

Ein Plan ermöglicht es Ihnen, häufig verwendete Vorlagen für Kombinationen von Bereichen zur späteren Verwendung zu speichern.

Alle verfügbaren Optionen können gemischt und angepasst werden. Archiviere ein Postfach aus Mail in einem bestimmten Datumsbereich in der internen Datenbank. Archiviere ein anderes Postfach aus Outlook in einem bestimmten Tagesbereich in PDF.

Beginne mit einem Plan.

Das Ende

Das ist Mail Archiver in aller Kürze.

Hat Dir diese MiniKlasse gefallen? Hat sie alle Deine Fragen beantwortet?