Setup - Pläne

Ein Plan ermöglicht es Dir, häufig verwendete Vorlagen zur späteren Verwendung zu speichern. Du mußt mindestens einen Plan haben, aber Du kannst auch mehrere Pläne verwenden. Die Liste der Pläne befindet sich auf der linken Seite des Planbereichs. Klicke auf das Plus-Symbol, um einen Plan zu erstellen. Das Minus-Symbol löscht einen Plan. Jeder Plan hat 4 Unterbereiche:

• Email-Info: wähle Email-Programme/IMAP-Konten und deren Postfächer für die Archivierung aus.
• Optionen: schränke die Archivierung mit verschiedenen Optionen ein.
• Löschen/Verschieben in den Papierkorb: Optional können Emails nach der Archivierung wahlweise gelöscht oder in den Papierkorb verschoben werden.
• Archiv-Format: wähle aus, wie und wo Deine Emails gespeichert werden sollen.

Email-Info

Klicke auf das Plus-Symbol im Unterbereich Email-Info, um ein Email-Programm oder ein IMAP-Konto zu dem Plan hinzuzufügen. Denke daran, daß die IMAP-Konten im Bereich Konten hinzugefügt werden müssen, bevor sie zu einem Plan hinzugefügt werden können. Wenn Du auf das Plus-Symbol klickst, wird Dir eine Liste der verfügbaren Email-Programme und Konten angezeigt. Du kannst jeweils ein Konto zu einem Plan hinzufügen.

Es werden die folgenden Email-Programme unterstützt:

• Mail
• Outlook
• Postbox
• Thunderbird

Klicke auf den Plus-Knopf, um ein Email-Programm oder IMAP-Konto zum Plan hinzuzufügen. Jedes Email-Program oder IMAP-Konto kann nur einmal zu einem Plan hinzugefügt werden. Du kannst aber das gleiche Email-Programm oder IMAP-Konto zu einem anderen Plan hinzufügen. Wenn Du das IMAP-Konto noch nicht erstellt hast, klicke Sie auf "IMAP-Konto erstellen...", um das Konto von hier aus zu erstellen.

Nun werden die Mailboxen geladen:

Du kannst entweder alle Mailboxen archivieren oder einzelne Mailboxen auswählen. Wenn Du ein Konto oder ein Email-Programm hinzufügst, ist standardmäßig "Alle Mailboxen archivieren" ausgewählt:

Wenn Du von "Alle Mailboxen archivieren" auf "Mailboxen einzeln auswählen gehst", kannst Du einzelne Konten oder Mailboxen auswählen oder ausschließen:

Durch erneutes Anklicken eine ausgewählten Mailbox wird diese von der Archivierung ausgeschlossen. Die Mailbox zeigt nun ein Minus an:

Wenn Du in einem Konto eines Email-Programms ein Dreieck siehst, sind möglicherweise nicht alle Anhänge auf den Computer heruntergeladen worden. Du erhaltst dann auch eine Warnung im AppLog. Bei einem Imap-Konto werden immer alle Anhänge heruntergeladen.

Wenn Du Spam- oder Papierkorb-Emails archivieren möchtest, stelle sicher, daß Du diese Mailboxen ausgewählt hast:

Du kannst nun archivieren, in dem Du auf das Lastwagen-Icon klickst. Du kannst entweder den ausgewählten Plan oder alle aktiven Pläne archivieren.

Optionen

Der Unterbereich Optionen gibt Dir verschiedene Optionen, die Archivierung von Emails nach deren Alter einzuschränken.

Mit der Option "In Bereich archivieren" wird die Archivierung von Emails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Emails zwischen dem 01-Jan-2025 und dem 31-Dez-2025 archiviert.

Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kannst Du das Datum direkt editieren oder mit dem Kalender. Für einen Bereich von Tagen ist das Interface ähnlich:

Hier kann ein Bereich von Tagen eingegeben werden. Das Datum, das zu dem Tag hört, steht rechts daneben. Wenn Du alle Emails archivieren willst, die älter als ein Jahr sind, dann wähle "Älter als" aus und dann 365.

Du kannst auch auswählen, daß nur neue Emails mit "seit Datum der letzten Archivierung" archiviert werden. Neu ausgewählte Mailboxen werden komplett archiviert. Danach werden nur noch neue Emails hinzugefügt. Das Datum der letzten Archivierung wird angezeigt.

Wichtig: Bevor Emails bei Email-Programmen in den Papierkorb verschoben und bei IMAP-Konten gelöscht werden, wird geprüft, ob sich die Email im Archiv befindet. Das Archiv wird NICHT durch das Verschieben von Emails in den Papierkorb für den Email-Client/Löschen von Emails aus IMAP beeinflusst. Im Archiv mußt Du Emails manuell in den Papierkorb ziehen und den Papierkorb leeren.

"Entfernte Inhalte herunterladen" kann Bilder von externen Servern herunterladen. Bitte nicht mit Spam-Emails machen! Die Archivierung wird dadurch etwas langsamer.

Archiviere Emails mit Markierung: diese Option kann nur beim Archivieren von Mail verwendet werden. Es können Emails mit der ausgewählten Markierung archiviert werden oder von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Archiviere doppelte Emails in mehreren Mailboxen: in der Standardeinstellung filtert Mail Archiver doppelte Emails heraus. Wenn die Option "Archiviere doppelte Emails" aktiviert ist, dann werden die doppelten Emails nicht mehr herausgefiltert, wenn sie in mehreren Mailboxen vorhanden sind. Das macht das Archivieren langsamer und die Archive größer.

Mit "Mailboxen archivierter Emails aktualisieren" ist es außerdem möglich, für archivierte Emails die Mailbox zu aktualisieren. Sagen wir, Du hast eine Email aus der Inbox heraus archiviert. Danach hast Du die Email im Email-Programm oder Konto in eine andere Mailbox bewegt. Mit dieser Option wird die Mailbox im Archiv auf die neue Mailbox aktualisiert.

Du kannst entweder "Archiviere doppelte Emails" oder "Mailboxen aktualisieren" verwenden aber nicht beides. Die Optionen sind nur für die Interne Datenbank verfügbar.

Löschen/In den Papierkorb bewegen

Mail Archiver X kann Deine Emails nach der Archivierung in den Papierkorb des Emailprogramms verschieben.

• Emails werden nicht gelöscht: Emails werden überhaupt nicht gelöscht/in den Papierkorb verschoben.
• Emails im gleichen Datums-/Tagesbereich wie bei der Archivierung löschen: verwendet die Einstellungen aus dem Bereich Optionen, um Emails in den Papierkorb zu löschen/verschieben.
• Emails in Bereich löschen: Ähnlich wie der Datums- oder Tagesbereich für die Archivierung kann das Löschen/verschieben in den Papierkorb in einem Datums- oder Tagesbereich erfolgen.

Für IMAP werden die Emails gelöscht. Bei einem Email-Programm werden die Emails in den Papierkorb verschoben. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, kannst Du die Emails trotzdem wiederherstellen. Das ursprüngliche Postfach kann jedoch nicht wiederhergestellt werden. Auch wenn Dein Email-Programm so eingestellt ist, dass Emails nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden, kann es sein, dass Deine Emails automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Emails für AppleMail können statt gelöscht auch farbig markiert werden. Dies macht die Option "Emails nur einfärben".

Archiv-Format

In Archiv-Format wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Interne Datenbank (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software), MBOX oder PDF. Die Easy-Version kann nur die Interne Datenbank verwenden. Du kannst Deine Daten jederzeit in ein anderes Format konvertieren, wenn Du die interne Datenbank benutzt. Klicke für jedes Format auf den grauen Knopf, um den Speicherort des Archivs im Finder anzuzeigen.

Optionen für die Interne Datenbank:

Die interne Datenbank ist die Standard-Speicheroption für Mail Archiver. Die Datenbank speichert alle Deine Emails in 2 Dateien (eine zusätzliche Datei wird geöffnet, wenn die Datenbank geöffnet ist).

Mit dem Knopf "Auswählen" kannst Du ein vorhandenes Archiv auswählen. Über das Dropdown-Menü kannst Du vordefinierte Speicherorte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumente-Ordner auswählen. Mit dem Knopf "Neu" kannst Du ein neues Archiv erstellen. Das Archiv wird erstellt, sobald die Archivierung startet.

Für die Easy-Version kannst Du nur in die Interne Datenbank archivieren und Du kannst den Speicherort des Archivs nicht ändern.

Wichtig: Wenn Du Dich irgendwann in der Zukunft dazu entscheidest, Mail Archiver nicht mehr zu verwenden, dann kommst Du an Deine ursprünglichen Daten über den mbox-Export.

Optionen für MBOX:

Mit dem MBOX-Format ist es möglich, ein einfaches Backup hauptsächlich für IMAP-Konten zu erstellen. Es gibt nur die Option, den Speicherort des Archives festzulegen. Über das Dropdown-Menü kann man mit einem Klick einen Unterordner vom Dokumenten-Ordner, dem Benutzer-Order oder dem Schreibtisch auswählen.

Optionen für PDF:

PDF ist ein im Format von Adobe, was im wesentlichen nur zum Lesen dient. Über "Auswählen" kann man den Ordner der PDF-Dateien festlegen. Über das Dropdown-Menü kann man mit einem Klick einen Unterordner vom Dokumenten-Ordner, dem Benutzer-Order oder dem Schreibtisch auswählen. Der Export nach PDF legt für jede Email eine Datei an. Es gibt zwei Optionen. Man kann entweder alle Emails in einen Ordner exportieren oder für jede Email einen eigenen Ordner anlegen lasse. Es gibt eine weitere Option, ob man die Anhänge auch exportieren möchte. Bei der letzten Option kann man ein Trennzeichen zwischen den beiden Teilen des Datei-Namens wählen. Der Name kann "Betreff, Datum", "Betreff", "Datum, Betreff", "Absender, Datum" oder "Datum, Absender" sein.

Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras".

Die Ordnerstruktur der PDFs im Finder spiegelt die Postfächer des Email-Programms, IMAP-Kontos oder mbox-Dateien wider. Der folgende Screenshot zeigt die Postfächer von Mail:

Der Finder zeigt die gleiche Postfachstruktur. Der Hauptordner ist "Mothsoftware-test". Darunter befinden sich Ordner mit den langen Postfachnamen, die ich zum Testen verwende. Die PDFs befinden sich in dem Ordner "Mails":

Mail Archiver verfügt nicht über die Möglichkeit, PDFs anzuzeigen oder zu durchsuchen. Aber es gibt genügend Programme, die das können. Zum Beispiel:

• DEVONThink von Devon Technologies
• EagleFiler von C-Command

Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du das Programm mit Mail Archiver verwenden kannst, besuche das Blog und suche nach dem Namen der Programms.