Setup - Pläne

Ein Plan ermöglicht es Dir, häufig verwendete Vorlagen für Kombinationen der unten aufgeführten Teilbereiche zur späteren Verwendung zu speichern. Du mußt mindestens einen Plan haben, aber Du kannst auch mehrere Pläne verwenden. Die Liste der Pläne befindet sich auf der linken Seite des Planbereichs. Klicke auf das Plus-Symbol, um einen Plan zu erstellen. Das Minus-Symbol löscht einen Plan. Jeder Plan hat 4 Unterbereiche:

• Email-Info: wähle Email-Programme/IMAP-Konten und deren Postfächer für die Archivierung aus.
• Optionen: schränke die Archivierung mit verschiedenen Optionen ein.
• Löschen/Verschieben in den Papierkorb: Optional können Emails nach der Archivierung wahlweise gelöscht oder in den Papierkorb verschoben werden.
• Datenformat: wähle aus, wie und wo Deine Emails gespeichert werden sollen.

Email-Info

Öffne den Unterbereich für Email-Info:

Klicke auf das Plus-Symbol im Unterbereich Email-Info, um ein Email-Programm oder ein IMAP-Konto zu dem Plan hinzuzufügen. Denke daran, daß die IMAP-Konten im Bereich Konten hinzugefügt werden müssen, bevor sie zu einem Plan hinzugefügt werden können. Wenn Du auf das Plus-Symbol klickst, wird Dir eine Liste der verfügbaren Email-Programme und Konten angezeigt. Du kannst jeweils ein Konto zu einem Plan hinzufügen.

Es werden die folgenden Email-Programme unterstützt:

• Apple Mail
• Outlook
• Postbox
• Thunderbird

Klicke auf den Plus-Knopf, um ein Email-Programm oder IMAP-Konto zum Plan hinzuzufügen. Jedes Email-Program oder IMAP-Konto kann nur einmal zu einem Plan hinzugefügt werden. Du kannst aber das gleiche Email-Programm oder IMAP-Konto zu einem anderen Plan hinzufügen. Wenn Du das IMAP-Konto noch nicht erstellt hast, klicke Sie auf "IMAP-Konto erstellen...", um das Konto von hier aus zu erstellen.

Nun werden die Postfächer geladen:

Du kannst entweder alle Postfächer archivieren oder Postfächer auswählen. Durch einmaliges Anklicken eines Postfachs wird ein Häkchen gesetzt. Alle Unterpostfächer werden automatisch archiviert. Wenn ein angekreuztes Postfach erneut angeklickt wird, zeigt das Postfach ein Minus an und ist von der Archivierung ausgeschlossen.

Der runde Pfeil auf der rechten Seite lädt die Postfächer neu. Mit der Checkbox oben kannst Du alle Postfächer an- bzw. abwählen.

Wenn Du ein gelbes Dreieck für ein Konto in Mail oder Outlook siehst, werden nicht alle Anhänge archiviert. Im Blog gibt es weitere Informationen.

Optionen

Der Unterbereich Optionen gibt Dir verschiedene Optionen, die Archivierung von Emails nach deren Alter einzuschränken.

Mit der Option "In Bereich archivieren" wird die Archivierung von Emails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Emails zwischen dem 01-Jan-2020 und dem 31-Dez-2020 archiviert.

Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kannst Du das Datum direkt editieren oder mit dem Kalender. Für einen Bereich von Tagen ist das Interface ähnlich:

Hier kann ein Bereich von Tagen eingegeben werden. Das Datum, das zu dem Tag hört, steht rechts daneben. Wenn Du alle Emails archivieren willst, die älter als ein Jahr sind, dann wähle "Älter als" aus und dann 365.

Du kannst auch auswählen, daß nur neue Emails mit "seit Datum der letzten Archivierung" archiviert werden. Neu ausgewählte Mailboxen werden komplett archiviert. Danach werden nur noch neue Emails hinzugefügt. Das Datum der letzten Archivierung wird angezeigt.

Wichtig: Bevor Emails bei Email-Programmen in den Papierkorb verschoben und bei IMAP-Konten gelöscht werden, wird geprüft, ob sich die Email im Archiv befindet. Das Archiv wird NICHT durch das Verschieben von Emails in den Papierkorb für den Email-Client/Löschen von Emails aus IMAP beeinflusst. Im Archiv mußt Du Emails manuell in den Papierkorb ziehen und den Papierkorb leeren.

"Entfernte Inhalte herunterladen" kann Bilder von externen Servern herunterladen. Bitte nicht mit Spam-Emails machen! Die Archivierung wird dadurch etwas langsamer.

Archiviere doppelte Emails in mehreren Mailboxen: in der Standardeinstellung filtert Mail Archiver doppelte Emails heraus. Wenn die Option "Archiviere doppelte Emails" aktiviert ist, dann werden die doppelten Emails nicht mehr herausgefiltert, wenn sie in mehreren Mailboxen vorhanden sind. Das macht das Archivieren langsamer und die Archive größer. Die Option ist nur für die Interne Datenbank verfügbar.

Interne Emails für Domain ausschließen: wenn Von die gleiche Domain hat wie An, dann werden die Emails für die angegebene Domain herausgefilter.

Archiviere Emails mit Markierung: diese Option kann nur beim Archivieren von Mail verwendet werden. Es können Emails mit der ausgewählten Markierung archiviert werden oder von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Löschen/In den Papierkorb bewegen

Mail Archiver X kann Deine Emails nach der Archivierung in den Papierkorb des Emailprogramms verschieben.

• Emails werden nicht gelöscht: Emails werden überhaupt nicht gelöscht/in den Papierkorb verschoben.
• Emails im gleichen Datums-/Tagesbereich wie bei der Archivierung löschen: verwendet die Einstellungen aus dem Bereich Optionen, um Emails in den Papierkorb zu löschen/verschieben.
• Emails in Bereich löschen: Ähnlich wie der Datums- oder Tagesbereich für die Archivierung kann das Löschen/verschieben in den Papierkorb in einem Datums- oder Tagesbereich erfolgen.

Für IMAP werden die Emails gelöscht. Bei einem Email-Programm werden die Emails in den Papierkorb verschoben. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, kannst Du die Emails trotzdem wiederherstellen. Das ursprüngliche Postfach kann jedoch nicht wiederhergestellt werden. Auch wenn Dein Email-Programm so eingestellt ist, dass Emails nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden, kann es sein, dass Deine Emails automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Emails für AppleMail können statt gelöscht auch farbig markiert werden. Dies macht die Option "Emails nur einfärben".

Datenformat

In Datenformat wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Filemaker, Interne Datenbank (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software) oder PDF. Die Easy-Version kann nur die Interne Datenbank verwenden. Du kannst Deine Daten jederzeit in ein anderes Format konvertieren, wenn Du die interne Datenbank benutzt. Klicke für jedes Format auf den grauen Knopf mit dem Pfeil, um den Speicherort des Archivs im Finder anzuzeigen.

Optionen für die Interne Datenbank:

Die interne Datenbank ist die Standard-Speicheroption für Mail Archiver. Die Datenbank speichert alle Deine Emails in 2 Dateien (eine zusätzliche Datei wird geöffnet, wenn die Datenbank geöffnet ist).

Mit dem Knopf zur Auswahl einer Datei kannst Du entweder vordefinierte Orte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumenten-Ordner auswählen. Oder Du kannst existierende Archive auswählen. Mit dem Knopf rechts kannst Du neue Archive anlegen. Das Archiv wird angelegt, sobald die Archivierung beginnt.

Für die Easy-Version kannst Du nur in die Interne Datenbank archivieren und Du kannst den Speicherort des Archivs nicht ändern.

Wichtig: Wenn Du Dich irgendwann in der Zukunft dazu entscheidest, Mail Archiver nicht mehr zu verwenden, dann kommst Du an Deine ursprünglichen Daten über den mbox-Export.

Optionen für Filemaker:

Filemaker ist eine Enduser- oder Server-Datenbank von Apple. Eine Lizenz von Filemaker ist erforderlich, wenn Filemaker eingesetzt werden soll. Der Vorteil der Benutzung von Filemaker ist, daß man die Werkzeuge und Möglichkeiten von Filemaker voll ausnutzen kann. Der Nachteil ist, daß die Erweiterbarkeit von Filemaker begrenzt ist.

Bitte beachten: Filemaker wird nur in der Version 16 und höher unterstützt.

Zu Mail Archiver X gehört eine Datenbank, die zusammen mit dem Programm verwendet werden kann. Der Name der Datenbank ist eMailViewer. Diese Datenbank wird zur so Verfügung gestellt, wie sie ist. Aufgrund der Unterschiede in der Programmumgebung können der Filemaker-Browser und der interne Browser nicht 100% identisch sein. Sie werden jedoch ähnlich bleiben.

Klicke auf den Auswählen-Knopf. Öffne die Datenbank, zu der Du archivieren möchtest. Wenn keine Datenbank ausgewählt ist, erhaltst Du eine Fehlermeldung.

Die Filemaker-Datenbank hat die standardmäßige Username/Paßwort-Kombination Admin/kein Paßwort. Gehe zur FAQ auf der Moth Software-Website. Dort steht, was Du für Deine eigene Filemaker-Lösung brauchst.

Für die Versionen 4.3 und 5.0 wird das KOSTENLOSE Base Elements-Plugin benötigt, um Daten nach Filemaker zu schreiben. Lade das Plugin von https://docs.baseelementsplugin.com/article/522-download herunter. Gehe zum Filemaker-Ordner in Programme und überprüfe, ob es dort einen Extenions-Ordner gibt. Wenn es keinen gibt, lege einen neuen Ordner an und gib diesem den Namen Extensions. Dann kopiere das Base Elements-Plugin in den Extensions-Ordner. Starte Filemaker neu.

Version 5.1 verwendet das Base Elements-Plugin nicht mehr. Aber Du wirst dafür auf Filemaker 16 updaten müssen.

In eMailViewerX zeigt das Admin-Layout, ob das Plugin richtig installiert wurde. In "DBInternal BEVersion" steht die Versionsnummer des Plugins.

Optionen für PDF:

PDF ist ein im Format von Adobe, was im wesentlichen nur zum Lesen dient. Der Export nach PDF legt für jede Email eine Datei an. Es gibt zwei Optionen. Man kann entweder alle Emails in einen Ordner exportieren oder für jede Email einen eigenen Ordner anlegen lasse. Es gibt eine weitere Option, ob man die Anhänge auch exportieren möchte. Bei der letzten Option kann man ein Trennzeichen zwischen den beiden Teilen des Datei-Namens wählen. Der Name kann "Betreff, Datum", "Betreff", "Datum, Betreff", "Absender, Datum" oder "Datum, Absender" sein.

Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras".

Die Ordnerstruktur der PDFs im Finder spiegelt die Postfächer des Email-Programms, IMAP-Kontos oder mbox-Dateien wider. Der folgende Screenshot zeigt die Postfächer von Mail:

Der Finder zeigt die gleiche Postfachstruktur. Der Hauptordner ist "Mothsoftware-test". Darunter befinden sich Ordner mit den langen Postfachnamen, die ich zum Testen verwende. Die PDFs befinden sich in dem Ordner "Mails":

Mail Archiver verfügt nicht über die Möglichkeit, PDFs anzuzeigen oder zu durchsuchen. Aber es gibt genügend Programme, die das können. Zum Beispiel:

• DEVONThink von Devon Technologies
• EagleFiler von C-Command

Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du das Programm mit Mail Archiver verwenden kannst, besuche das Blog und suche nach dem Namen der Programms.