Benutzerreferenz: Setup

Das Setup für die Archivierung bestimmt, was Mail Archiver X archiviert und in welches Format. Das Setup besteht aus vier Karteikarten.

Email Info

Auf der ersten Karteikarte "Email Info" wählst Du die Email-Programm und IMAP-Konten aus, von denen Du archivierst. In der Easy-Version kannst Du nur von IMAP archivieren und nicht von einem Email-Programm.

Wähle ein Email-Programm aus und klicke auf das Kontrollkästchen vor dem Namen, um die Archivierung zu aktivieren. Dann werden die Mailboxen für dieses Email-Programm geladen. Du kannst entweder alle Mailboxen archivieren oder einzelne Mailboxen auswählen. Für eine Mailbox werden alle Untermailboxen automatisch mit archiviert. Außer Du klickst noch einmal auf die Mailbox, so daß sie ein Minus-Zeichen zeigt. Damit ist sie vom Archivieren ausgeschlossen.

Du kannst außerdem den Papierkorb und die Spam-Mailbox archivieren.

Klicke auf das Kontrollkästchen über allen Mailboxen, um alle sichtbaren Mailboxes auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben.

Das gelbe Vorsicht-Symbol vor einem Konto bedeutet, daß nicht alle Daten für dieses Konto heruntergeladen werden. Emails werden einen leeren Emailtext haben, wenn Du archivierst.

Zur Zeit werden die folgenden Programme unterstützt:

• Apple Mail
• Outlook
• Postbox
• Thunderbird

Das Einrichten von IMAP-Konten für die Archivierung funktioniert genau wie im Email-Programm. Klicke auf das Plus-Zeichen, um ein neues Konto anzulegen. Das Minus-Zeichen löscht das Konto. Gib die üblichen Konto-Daten ein wie Benutzername, Servername und Paßwort. Klicke auf den Prüfen-Knopf, um zu sehen, ob ein Login möglich ist.

Genau wie bei den Email-Programmen werden die Mailboxen geladen, wenn Du auf das Kontrollkästchen vor dem IMAP-Kontenname klickst. Auch die Auswahl der Mailboxen funktioniert genauso wie bei den Email-Programmen.

Die für IMAP benötigten Daten sind Benutzername, Servername und Dein Paßwort. Du mußt die Authentifizierung nur dann ändern, wenn Dein Server keine Standard-Authentifizierung erlaubt. Der Screenshot von Mail zeigt, welche Daten für ein Konto in Mail Archiver erforderlich sind. Verwende nicht Deine Emailadresse. In vielen Fällen ist der erste Teil Deiner Emailadresse der Benutzername, aber nicht immer.

Du kannst direkt von Gmail oder GSuite archivieren, wenn Du Gmail als Authentifizierung auswählst. Wenn Deine Gmail-Adresse "benutzername@gmail.com" ist, dann ist der Benutzername "benutzername". Der Servername "imap.gmail.com" ist voreingestellt. Du muß nun Dein App-Spezifisches Paßwort eingeben. Im Moth Software-Blog gibt es dazu eine Anleitung. Gmail's "less security" muß nicht verwendet werden.

Optionen

Die zweite Karteikarte "Optionen" gibt Dir verschiedene Optionen, die Archivierung von Emails nach deren Alter einzuschränken oder die archivierten Emails in den Papierkorb zu befördern.

Mit der Option "In Bereich archivieren" wird die Archivierung von Emails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Emails zwischen dem 01-Jan-2019 und dem 31-Dez-2019 archiviert.

Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kannst Du das Datum direkt editieren oder mit dem Kalender. Für einen Bereich von Tagen ist das Interface ähnlich:

Hier kann ein Bereich von Tagen eingegeben werden. Das Datum, das zu dem Tag hört, steht rechts daneben. Wenn Du alle Emails archivieren willst, die älter als ein Jahr sind, dann wähle "Älter als" aus und dann 365.

"Entfernte Inhalte herunterladen" kann Bilder von externen Servern herunterladen. Bitte nicht mit Spam-Emails machen! Die Archivierung wird dadurch etwas langsamer.

Mail Archiver X kann die Emails nach der Archivierung in den Papierkorb des Email-Programms befördern mit der Option "Emails in Papierkorb bewegen". Die Emails werden nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb befördert. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, ist es möglich, wieder an die Emails zu kommen. Mail Archiver kann jedoch die ursprüngliche Mailbox nicht wieder herstellen. Wenn das Email-Programm so eingestellt ist, daß automatisch Emails nach einer gewissen Anzahl von Tagen gelöscht werden, dann können Deine Emails unwiderruflich automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Emails für AppleMail können statt gelöscht auch farbig markiert werden. Dies macht die Option "Email nur einfärben".

Version 5.3 hat einige neue Optionen:

Archiviere doppelte Emails in mehreren Mailboxen: in der Standardeinstellung filtert Mail Archiver doppelte Emails heraus. Wenn die Option "Archiviere doppelte Emails" aktiviert ist, dann werden die doppelten Emails nicht mehr herausgefiltert, wenn sie in mehreren Mailboxen vorhanden sind. Das macht das Archivieren langsamer und die Archive größer. Die Option ist nur für die Interne Datenbank verfügbar.

Interne Emails für Domain ausschließen: wenn Von die gleiche Domain hat wie An, dann werden die Emails für die angegebene Domain herausgefilter.

Archiviere Emails mit Markierung: diese Option kann nur beim Archivieren von Mail verwendet werden. Es können Emails mit der ausgewählten Markierung archiviert werden oder von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Datenformat

Auf der dritten Karteikarte "Datenformat" wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Filemaker oder Internal Database (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software). Die Easy-Version kann nur die Interne Datenbank verwenden. Du kannst Deine Daten jederzeit in ein anderes Format konvertieren, wenn Du die interne Datenbank benutzt.

Optionen für die interne Datenbank:

Wenn ein Archiv offen ist, dann werden die Emails in diese Datenbank archiviert. Wenn keine andere Datenbank offen ist, dann werden die Emails in die Standard-Datenbank archiviert, die in dieser Karteikarte ausgewählt wurde.

Du kannst den Ort auf den Standard-Ort im Benutzer-Dokumenten-Ordner zurücksetzen mit Zurücksetzen. Mit Auswählen kannst Du entweder vordefinierte Orte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumenten-Ordner auswählen. Oder Du kannst existierende Archive auswählen. Mit Neu kannst Du neue Archive anlegen. Das Archiv wird angelegt, sobald die Archivierung beginnt.

Für die Easy-Version kannst Du nur in die Interne Datenbank archivieren und Du kannst den Speicherort des Archivs nicht ändern.

Wichtig: Wenn Du Dich irgendwann in der Zukunft dazu entscheidest, Mail Archiver nicht mehr zu verwenden, dann kommst Du an Deine ursprünglichen Daten über den mbox-Export.

Optionen für Filemaker:

Filemaker ist eine Enduser- oder Server-Datenbank der Apple Tochterfirma Claris. Eine Lizenz von Filemaker ist erforderlich, wenn Filemaker eingesetzt werden soll. Der Vorteil der Benutzung von Filemaker ist, daß man die Werkzeuge und Möglichkeiten von Filemaker voll ausnutzen kann. Der Nachteil ist, daß die Erweiterbarkeit von Filemaker begrenzt ist.

Bitte beachten: Filemaker wird nur in der Version 16 und höher unterstützt.

Zu Mail Archiver X gehört eine Datenbank, die zusammen mit dem Programm verwendet werden kann. Der Name der Datenbank ist eMailViewer. Diese Datenbank wird zur so Verfügung gestellt, wie sie ist. Aufgrund der Unterschiede in der Programmumgebung können der Filemaker-Browser und der interne Browser nicht 100% identisch sein. Sie werden jedoch ähnlich bleiben.

Klicke auf den Auswählen-Knopf. Öffne die Datenbank, zu der Du archivieren möchtest. Wenn keine Datenbank ausgewählt ist, erhaltst Du eine Fehlermeldung.

Die Filemaker-Datenbank hat die standardmäßige Username/Paßwort-Kombination Admin/kein Paßwort. Gehe zur FAQ auf der Moth Software-Website. Dort steht, was Du für Deine eigene Filemaker-Lösung brauchst.

Für die Versionen 4.3 und 5.0 wird das KOSTENLOSE Base Elements-Plugin benötigt, um Daten nach Filemaker zu schreiben. Lade das Plugin von http://www.goya.com.au/baseelements/plugin herunter. Gehe zum Filemaker-Ordner in Programme und überprüfe, ob es dort einen Extenions-Ordner gibt. Wenn es keinen gibt, lege einen neuen Ordner an und gib diesem den Namen Extensions. Dann kopiere das Base Elements-Plugin in den Extensions-Ordner. Starte Filemaker neu.

Version 5.1 verwendet das Base Elements-Plugin nicht mehr. Aber Du wirst dafür auf Filemaker 16 updaten müssen.

In eMailViewerX zeigt das Admin-Layout, ob das Plugin richtig installiert wurde. In "DBInternal BEVersion" steht die Versionsnummer des Plugins.

Optionen für PDF:

PDF ist ein im Format von Adobe, was im wesentlichen nur zum Lesen dient. Der Export nach PDF legt für jede Email eine Datei an. Es gibt zwei Optionen. Man kann entweder alle Emails in einen Ordner exportieren oder für jede Email einen eigenen Ordner anlegen lasse. Es gibt eine weitere Option, ob man die Anhänge auch exportieren möchte. Bei der letzten Option kann man ein Trennzeichen zwischen den beiden Teilen des Datei-Namens wählen. Der Name kann "Betreff, Datum" or "Betreff | Datum" sein.

Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras".

Zeitplan

Mit dem Zeitplan kannst Du Deine Emails automatisch archivieren.

Nicht in der Easy-Version verfügbar.

Die Zeitplan-Periode kann eine der folgenden Möglichkeiten sein:

Darüberhinaus gibt es noch weitere Optionen:

Wähle "Beenden wenn fertig" aus, wenn Mail Archiver X nach der geplanten Archivierung beendet werden soll.

Mit der "Email-Benachrichtigung" kannst Du Dir selbst eine Email schicken. Entweder immer oder wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist. Dafür mußt Du eine gültige Email-Adresse eingeben.

Wenn Deine Computer ausgeschaltet war, während eine Archivierung hätte stattfinden sollen, dann kannst Du diese mit der letzten Option "Starte den verpaßten Zeitplan..." nachholen.