User Reference: Setup

Das Setup für die Archivierung bestimmt, was Mail Archiver X archiviert und in welches Format. Das Setup besteht aus vierTabsheets.

Mail Info

Auf dem ersten Tabsheet "Mail Info" wählt man die Mail-Programm und IMAP-Konten aus, von denen man archiviert. In der Easy-Version kann man nur von IMAP archivieren und nicht von einem Mail-Programm.

Wähle ein Mail-Programm aus und klicke auf das Kontrollkästchen vor dem Namen, um die Archivierung zu aktivieren. Dann werden die Mailboxen für dieses Mail-Programm geladen. Du kannst entweder alle Mailboxen archivieren oder einzelne Mailboxen auswählen. Für eine Mailbox werden alle Untermailboxen automatisch mit archiviert. Außer du klickst noch einmal auf die Mailbox, so daß sie ein Minus-Zeichen zeigt. Damit ist sie vom Archivieren ausgeschlossen.

Du kannst außerdem den Papierkorb und die Spam-Mailbox archivieren.

Klicke auf das Kontrollkästchen über allen Mailboxen, um alle sichtbaren Mailboxes auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben.

Das gelbe Vorsicht-Symbol vor einem Konto bedeutet, daß nicht alle Daten für dieses Konto heruntergeladen werden. Mails werden einen leeren Mailtext haben, wenn Du archivierst.

Zur Zeit werden die folgenden Programme unterstützt:

• Apple Mail
• Outlook
• Postbox
• Thunderbird

Das Einrichten von IMAP-Konten für die Archivierung funktioniert genau wie im Mail-Programm. Klicke auf das Plus-Zeichen, um ein neues Konto anzulegen. Das Minus-Zeichen löscht das Konto. Gib die üblichen Konto-Daten ein wie Benutzername, Servername und Paßwort. Klicke auf den Prüfen-Knopf, um zu sehen, ob ein Login möglich ist.

Genau wie bei den Mail-Programmen werden die Mailboxen geladen, wenn Du auf das Kontrollkästchen vor dem IMAP-Kontenname klickst. Auch die Auswahl der Mailboxen funktioniert genauso wie bei den Mail-Programmen.

Die für IMAP benötigten Daten sind Benutzername, Servername und Dein Paßwort. Du mußt die Authentifizierung nur dann ändern, wenn Dein Server keine Standard-Authentifizierung erlaubt. Der Screenshot von Mail zeigt, welche Daten für ein Konto in Mail Archiver erforderlich sind. Verwende nicht Deine Emailadresse. In vielen Fällen ist der erste Teil Deiner Emailadresse der Benutzername, aber nicht immer.

Gmail kann sich zu IMAP verbinden mit dem was Google "less security" nennt. Die bevorzugte Methode der Authentifizierung ist eine andere, die mit Mail Archiver 4.3 unterstützt wird.

Wähle Gmail als Authenfizierungs-Methode aus. Wenn Deine Gmail-Adresse "benutzername@gmail.com" ist, dann ist der Benutzername "benutzername". Der Servername ist das übliche "imap.gmail.com". Du brauchst kein Paßwort anzugeben. Nach dem Klicken auf den Prüfen-Knopf wirst Du ein kleines Fenster sehen, wo Du Deine Email-Adresse eingeben mußt gefolgt vom Paßwort.

Du kannst direkt von Gmail oder GSuite archivieren, wenn Du Gmail als Authentifizierung auswählst. Du wird durch den üblichen Authentifizierungs-Prozeß geführt werden. Du kannst die Authentifizierungs-Daten löschen, wenn Du auf den Entfernen-Knopf klickst.

Optionen

Das zweite Tabsheet "Optionen" (umbenannt von "Mailboxen" in Version 5) gibt Dir verschiedene Optionen, die Archivierung von Mails nach deren Alter einzuschränken, die archivierten Mails in den Papierkorb zu befördern.

Mit der Option "Mails in Bereich archivieren" wird die Archivierung von Mails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Mails zwischen dem 01-Jan-2019 und dem 18-Okt-2019 archiviert.

Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kann das Datum direkt editieren oder mit dem Kalender. Für einen Bereich von Tagen ist das Interface ähnlich:

Hier kann ein Bereich von Tagen eingegeben werden. Das Datum, das zu dem Tag hört, steht rechts daneben. Wenn Du alle Emails archivieren willst, die älter al eine Jahr sind, dann wähle Alter als aus und dann 365.

"Entfernte Inhalte herunterladen" kann Bilder von externen Servern herunterladen. Bitte nicht mit Spam-Mails machen! Die Archivierung wird dadurch etwas langsamer.

Mail Archiver X kann die Mails nach der Archivierung in den Papierkorb des Mailprogramms befördern mit der Option "Mails in Papierkorb bewegen". Die Mails werden nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb befördert. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, ist es möglich, wieder an die Mails zu kommen. Mail Archiver kann jedoch die ursprüngliche Mailbox nicht wieder herstellen. Wenn das Mail-Programm so eingestellt ist, daß automatisch Mails nach einer gewissen Anzahl von Tagen gelöscht werden, dann können Deine Mails unwiderruflich automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Ab Version 5.2 können die Emails für AppleMail statt gelöscht auch farbig markiert werden. Dies macht die Option "Mail nur einfärben".>

Datenformat

Auf dem dritten Tabsheet "Datenformat" wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Evernote, Filemaker oder Internal Database (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software). Die Easy-Version kann nur die Interne Datenbank verwenden. Du kannst Deine Daten jederzeit in ein anderes Format konvertieren, wenn Du die interne Datenbank benutzt.

Optionen für die interne Datenbank:

Wenn ein Archiv offen ist, dann werden die Mail in diese Datenbank archiviert. Wenn keine andere Datenbank offen ist, dann werden die Mails in die Standard-Datenbank archiviert, die in diesem Tabsheet ausgewählt wurde.

Du kannst den Ort auf den Standard-Ort im Benutzer-Dokumenten-Ordner zurücksetzen mit Zurücksetzen. Mit Auswählen kannst Du entweder vordefinierte Orte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumenten-Ordner auswählen. Oder Du kannst existierende Archive auswählen. Mit Neu kannst Du neue Archive anlegen. Das Archiv wird angelegt, sobald die Archivierung beginnt.

Für die Easy-Version kannst Du nur in die Interne Datenbank archivieren und Du kannst den Speicherort des Archivs nicht ändern.

Wichtig: Wenn Du Dich irgendwann in der Zukunft dazu entscheidest, Mail Archiver nicht mehr zu verwenden, dann kommst Du an Deine ursprünglichen Daten über den mbox-Export.

Optionen für Filemaker:

Filemaker ist eine Enduser- oder Server-Datenbank der Apple Tochterfirma Filemaker Inc. Eine Lizenz von Filemaker ist erforderlich, wenn Filemaker eingesetzt werden soll. Der Vorteil der Benutzung von Filemaker ist, daß man die Werkzeuge und Möglichkeiten von Filemaker voll ausnutzen kann. Der Nachteil ist, daß die Erweiterbarkeit von Filemaker begrenzt ist.

Bitte beachten: Filemaker wird nur in der Version 18 und höher unterstützt.

Zu Mail Archiver X gehört eine Datenbank, die zusammen mit dem Programm verwendet werden kann. Der Name der Datenbank ist eMailViewer. Diese Datenbank wird zur so Verfügung gestellt, wie sie ist. Aufgrund der Unterschiede in der Programmumgebung können der Filemaker-Browser und der interne Browser nicht 100% identisch sein. Sie werden jedoch ähnlich bleiben.

Klicke auf den Auswählen-Knopf. Öffne die Datenbank, zu der Du archivieren möchtest. Wenn keine Datenbank ausgewählt ist, erhaltst Du eine Fehlermeldung. Es ist entweder möglich, die Datei-Anhänge in der Filemaker-Datenbank zu speichern oder die Anhänge werden in einen Ordner neben der Datenbank gespeichert und die Filemaker-Datenbank enthält nur eine Referenz. Oder Sie archivieren keine Anhänge.

Die Filemaker-Datenbank hat die standardmäßige Username/Paßwort-Kombination Admin/kein Paßwort. Gehe zur FAQ auf der Moth Software-Website. Dort steht, was Du für Deine eigene Filemaker-Lösung brauchst.

Für die Versionen 4.3 und 5.0 wird das KOSTENLOSE Base Elements-Plugin benötigt, um Daten nach Filemaker zu schreiben. Lade das Plugin von http://www.goya.com.au/baseelements/plugin herunter. Gehe zum Filemaker-Ordner in Programme und überprüfe, ob es dort einen Extenions-Ordner gibt. Wenn es keinen gibt, lege einen neuen Ordner an und gib diesem den Namen Extensions. Dann kopiere das Base Elements-Plugin in den Extensions-Ordner. Starte Filemaker neu.

Version 5.1 verwendet das Base Elements-Plugin nicht mehr. Aber Du wirst dafür auf Filemaker 16 updaten müssen. Ab Version 5.2 wirst Du auf Filemaker 18 verwenden müssen.

In eMailViewerX zeigt das Admin-Layout, ob das Plugin richtig installiert wurde. In "DBInternal BEVersion" steht die Versionsnummer des Plugins.

Optionen für Evernote:

Wähle das Notizbuch aus, zu dem Du archivieren willst. Mit dem blauen Pfeil kannst Du die Notizbücher erneut laden. Dann wähle die Vorlage aus, die du verwenden willst. Die Vorlagen sind die gleichen, die der PDF-Export und das Drucken verwenden. Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras". Du kannst Du den Titel Deiner Evernote-Notiz anpassen. Und als letztes kannst Du ändern, ob Du Anhänge archivieren willst oder nicht.

Optionen für PDF:

PDF ist ein im Format von Adobe, was im wesentlichen nur zum Lesen dient. Der Export nach PDF legt für jeden Mail eine Datei an. Es gibt zwei Optionen. Man kann entweder alle Mails in einen Ordner exportieren oder für jede Mail einen eigenen Ordner anlegen lasse. Es gibt eine weitere Option, ob man die Anhänge auch exportieren möchte. Bei der letzten Option kann man einen Separator zwischen den beiden Teiles des Datei-Namens wählen. Der Name kann "Betreff, Datum" or "Betreff | Datum" sein.

Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras".

Zeitplan

Mit dem Zeitplan kannst Du Deine Mails automatisch archivieren.

Nicht in der Easy-Version verfügbar.

Die Zeitplan-Periode kann eine der folgenden Möglichkeiten sein:

Darüberhinaus gibt es noch weitere Optionen:

Wähle "Beenden wenn fertig" aus, wenn Mail Archiver X nach der geplanten Archivierung beendet werden soll.

Mit der "Mail-Benachrichtigung" kannst Du Dir selbst eine Mail schicken. Entweder immer oder wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist. Dafür mußt Du eine gültige Email-Adresse eingeben.

Wenn Deine Computer ausgeschaltet war, während eine Archivierung hätte stattfinden sollen, dann kannst Du diese mit der letzten Option "Starte den verpaßten Zeitplan..." nachholen.