Benutzerreferenz: Spickzettel

Überblick über den Email-Workflow

Wie Du Dein Email-Programm verwendest, kann stark variieren. Manche Nutzer haben hunderte Mailboxen. Andere lassen alles im Posteingang. Wieder andere verwenden den Papierkorb als allgemeine Ablage. Dein Email-Workflow beeinflusst, wie Mail Archiver X eingesetzt wird. Nur allgemeine Hinweise sind möglich, weil Mail Archiver X viele Situationen unterstützen muss.

Archivierungsquelle: Email-Programm oder Account

Du kannst entweder aus einem Email-Programm oder direkt aus einem Account archivieren.

• Email-Programm (Mail, Outlook Legacy, Thunderbird) ist bequem und vermeidet einen initialen IMAP-Download.
• IMAP- und POP-Accounts: Archivieren aus einem Account mit kurzem Tagesbereich ist am schnellsten. Der erste Download kann jedoch länger dauern als das Archivieren aus einem Email-Programm.
• Ausnahme: Gmail-Accounts aus Mail zu archivieren ist stets langsamer als Gmail via IMAP.

Mailbox-Auswahl

Du kannst alle Mailboxen archivieren oder einzelne Mailboxen auswählen bzw. ausschließen. Eine Vereinfachung der Mailbox-Struktur kann helfen. Überlege, welche Mailboxen nicht mehr aktiv genutzt werden und sich vollständig nach Mail Archiver X verlagern lassen.

Datums- oder Tagesbereiche

Du kannst alle Emails archivieren oder Bereiche festlegen:

• Datumsbereich: z. B. 1.1.2021 bis 31.12.2021
• Tagesbereich: z. B. älter als 7 Tage
• Seit letzter Archivierung: nur neue Emails

Backup oder Archiv (Löschen oder Behalten)

Das Löschen von Emails ist optional. Wenn Du Emails im Email-Programm oder Account löschst, bleiben sie in Mail Archiver X erhalten.

• Backup: Du behältst die Emails im Programm/Account.
• Archiv: Du entfernst die Emails nach der Archivierung aus dem Programm/Account.

Ein Archiv benötigt immer ein Backup.

Ausgabeformate

Du kannst in interne Datenbank, PDF oder MBOX archivieren. Du kannst Emails später auch aus der internen Datenbank nach PDF oder MBOX exportieren.

Archivierungsfrequenz

Wenn Du Mail Archiver X als Backup nutzt, archivierst Du am besten so oft wie möglich. Wenn Du es als Archiv nutzt, kann es ausreichen, nur vierteljährlich, jährlich oder projektbezogen zu archivieren.

Archivgröße und Struktur

Die Anzahl der Emails ist wichtiger als die Größe auf der Festplatte. Archive mit bis zu ca. 1 Million Emails sind bekannt. Bei geringeren Volumen lohnt sich oft ein einziges Archiv anstatt jährlicher Archive.

Pläne

Pläne erlauben Dir, häufig verwendete Kombinationen für später zu speichern.

Alle Optionen können kombiniert werden. Beispiel: eine Mailbox aus einem Email-Programm in einem Datumsbereich in die interne Datenbank archivieren und eine Mailbox aus Outlook in einem Tagesbereich nach PDF.

Starte mit einem Plan und passe ihn bei Bedarf an.